Perancangan Sistem Aplikasi Manajemen Administrasi Berbasis Web Pada Kantor Notaris dan PPAT Dr. Catharina Mulyani Santoso, SH., MH., untuk Meningkatkan Efisiensi dan Ketepatan Proses Administrasi

Abstract

Abstract.
In general, administration in Notary and PPAT offices, in managing document receipts,
is still done manually and not computerized. This poses difficulties for employees in managing
client data, such as storing data in physical files. This makes it challenging for employees to
search for incoming client files, completed files, or files that have been taken by clients. To
address these problems and to streamline work processes and facilitate data management, a
computerized system is needed for managing client files. Thus, the problem can be formulated
as how to achieve faster, more accurate, and more efficient data recording for clients,
generating delivery notes, conducting transactions, and producing necessary reports. The
objective of this research is to facilitate employees' work by implementing a computerized
system that allows quick and accurate inputting of client data, generation of delivery notes,
creation of receipts, and generation of reports. The method used in this research is the waterfall
method, which allows for the implementation of the administrative information system and its
usefulness in inputting client data, generating delivery notes, creating receipts, and producing
reports. After implementation, an evaluation is conducted to measure the effectiveness of the
system in improving administrative efficiency and accuracy. This evaluation involves the usage
of the system by the Notary and PPAT offices in their daily activities, as well as collecting
feedback from users regarding their experience with the system.
Keywords: Administrative System, Notary and PPAT Office, Office Archives.

Abstrak
Pada umumnya administrasi di Kantor Notaris dan PPAT, dalam pengelolaan
penerimaan berkas masih menggunakan cara manual dan belum terkomputerisasi. Hal ini
meyulitkan pegawai dalam pengelolaan data klien, seperti halnya dalam penyimpanan datadata
yang masih disimpan dalam bentuk berkas. Hal tesebut sangat menyulitkan bagi pegawai
dalam mencari data berkas masuk dari klien ataupun berkas yang sudah selesai dibuat serta
berkas yang sudah diambil klien. Untuk mengatasi masalah-masalah yang dihadapi, dan untuk
mengefisien kan pekerjaan serta memudahkan pengelolahaan data perlu adanya sistem yang
terkomputerisasi dalam pengelolaan berkas klien. Dengan demikian dapat dirumuskan
permasalahan yaitu bagaimana agar pencatatan data klien, membuat surat serah terima
membuat transaksi dan membuat laporan yang diperlukan dapat lebih cepat, akurat dan
efisien. Tujuan peneliti adalah dapat memudahkan karyawan dalam bekerja sehingga dalam
menginput data klien, membuat surat serah terima, membuat kwitansi hingga laporan yang
diperlukan dapat terkomputerisasi dengan cepat dan akurat. Metode yang dilakukan dalam
penelitian ini menggunakan metode waterfall sehingga sistem informasi administrasi bisa
diimplementasikan dan menjadi berguna dalam membuat penginputan klien, membuat surat
serah terima, membuat kwitansi, dan membuat laporan. Setelah implementasi, dilakukan evaluasi untuk mengukur efektivitas sistem dalam meningkatkan efisiensi dan ketepatan
proses administrasi. Evaluasi ini melibatkan penggunaan sistem oleh kantor notaris dan PPAT
dalam kegiatan sehari-hari, serta pengumpulan umpan balik dari pengguna terkait pengalaman
mereka menggunakan sistem ini.
Kata Kunci: Sistem Administrasi, Kantor Notaris dan PPAT, arsip kantor.