Implementasi Sistem Informasi Agenda Rapat di DPMPTSP Kota Semarang Berbasis Website

Abstract

Abstract.
In an organization, meetings are routine activities that are important for decision
making, coordination, and exchange of information. However, there are often challenges in
managing meeting agendas efficiently and effectively. Manuality in preparing meeting agendas
at DPMPTSP Semarang City can result in errors, loss of information, and difficulties in
accessing meeting-related data. Therefore, it is necessary to implement an information system
that can help improve the meeting agenda management process.
The problem faced by DPMPTSP Semarang City in managing meeting agendas is the
difficulty in preparing and changing meeting agendas quickly and accurately. In addition, the
difficulty of distributing meeting agendas to meeting participants and obtaining feedback on the
agenda is another challenge. Manual management can also hamper the process of monitoring
and evaluating meeting agendas and hindering continuous improvement efforts.
The main objective of this activity is to implement an information system that can help
manage meeting agendas efficiently and effectively. This information system is expected to
simplify the process of preparing and changing meeting agendas, facilitating accessibility of
meeting information, and increasing transparency and participation in the meeting agenda
management process.
The method used in developing this information system is the prototyping development
method. This method allows developers to iteratively design, build, and test system prototypes.
The initial prototype will be developed using the PHP programming language and MySQL as
a database management system. This prototype will be improved and refined through feedback
from users in order to meet actual needs.
With the implementation of a meeting agenda information system will provide positive
results. With an efficient information system, it is hoped that the preparation and changes to
meeting agendas can be carried out more quickly and accurately. Accessibility to meeting
information will increase, and participation and transparency in meeting agenda management
will be facilitated. The implications of this research are increased productivity and effectiveness
in carrying out the meeting process, as well as a better basis for monitoring, evaluation, and
continuous improvement of meeting agendas.
Keywords: Meeting agenda management, Information accessibility, Manual management
process, Productivity and effectiveness, Prototyping development, PHP programming
language, MySQL ;

Abstrak
Dalam suatu organisasi, rapat merupakan kegiatan rutin yang penting untuk
pengambilan keputusan, koordinasi, dan pertukaran informasi. Namun, sering kali terjadi
tantangan dalam mengelola agenda rapat secara efisien dan efektif. Manualitas dalam
penyusunan agenda rapat di DPMPTSP Kota Semarang dapat mengakibatkan kesalahan,
kehilangan informasi, dan kesulitan dalam mengakses data terkait rapat. Oleh karena itu,
diperlukan implementasi sistem informasi yang dapat membantu memperbaiki proses
pengelolaan agenda rapat.
Namun dengan masalah yang dihadapi oleh DPMPTSP Kota Semarang dalam
pengelolaan agenda rapat adalah kesulitan dalam menyusun dan mengubah agenda rapat
secara cepat dan akurat. Selain itu, sulitnya membagikan agenda rapat kepada peserta rapat
dan memperoleh umpan balik mengenai agenda tersebut menjadi tantangan lainnya.
Pengelolaan manual juga dapat menghambat proses pemantauan dan evaluasi agenda rapat
serta menghambat upaya perbaikan berkelanjutan.
Oleh Karena itu penelitian ini adalah mengimplementasikan sistem informasi yang dapat
membantu mengelola agenda rapat secara efisien dan efektif. Sistem informasi ini diharapkan
dapat menyederhanakan proses penyusunan dan pengubahan agenda rapat, memudahkan
aksesibilitas terhadap informasi rapat, dan meningkatkan transparansi serta partisipasi dalam
proses pengelolaan agenda rapat.
Metode yang digunakan dalam pengembangan sistem informasi ini adalah metode
pengembangan prototyping. Metode ini memungkinkan pengembang untuk secara iteratif
merancang, membangun, dan menguji prototipe sistem. Prototipe awal akan dikembangkan
menggunakan bahasa pemrograman PHP dan MySQL sebagai sistem manajemen basis data.
Prototipe ini akan diperbaiki dan disempurnakan melalui umpan balik dari pengguna agar
dapat memenuhi kebutuhan yang sebenarnya.
Dengan implementasi sistem informasi agenda rapat akan memberikan hasil yang
positif. Dengan sistem informasi yang efisien, diharapkan penyusunan dan pengubahan
agenda rapat dapat dilakukan dengan lebih cepat dan akurat. Aksesibilitas terhadap informasi
rapat akan meningkat, dan partisipasi serta transparansi dalam pengelolaan agenda rapat
akan terfasilitasi. Implikasi dari penelitian ini adalah meningkatnya produktivitas dan efektivitas
dalam menjalankan proses rapat, serta adanya landasan yang lebih baik untuk pemantauan,
evaluasi, dan perbaikan berkelanjutan terhadap agenda rapat.
Kata Kunci: Pengelolaan agenda rapat, Aksesibilitas informasi, Proses pengelolaan manual,
Produktivitas dan efektivitas, Pengembangan prototyping, Bahasa pemrograman PHP,
MySQL;