PERANCANGAN E-ARSIP (DPUTR) KABUPATEN PATI

Abstract

Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang (DPUTR) di Kabupaten Pati yang berlokasi di Jl. P. Sudirman No. 66, Pati Kidul, Kec. Pati, Kab. Pati, Jawa Tengah 59112. Kantor ini bergerak sesuai dengan peraturan yang diatur dalam Perda Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Organisasi dan Tata Dinas Daerah,Sedangkan Kepegawaiannya berdasarkan Peraturan Bupati Nomor 32 Tahun 2008 tentang Tugas Pokok, Fungsi dan Rincian Tugas Jabatan Struktural Dinas Daerah. Banyak jumlah surat yang dibuat dan diterima di bagian administrasi pada kantor DPUTR, sehingga pencarian data akan menjadi tidak efisien dalam hal waktu dan tenaga jika menggunakan sistem manual. Sehingga pada saat ini diperlukan sistem surat yang lebih terstruktur agar dapat mempercepat pencarian data yang ada. Aplikasi ini dirancang menggunakan PHP dan MySQL. Karena berbasis web, aplikasi kearsipan ini mempunyai kemampuan, dapat diakses dimanapun dengan cara login user sehingga dapat melakukan proses (menambah, mengedit, membatalkan, menghapus dan menyimpan surat masuk dan keluar, dapat melakukan pencarian surat masuk dan surat keluar berdasarkan pengiriman dan perihal. Hasil pencarian dapat dilakukan pengurutan berdasarkan id surat atau tanggal surat. Tujuan penelitian ini adalah untuk mempermudah pegawai dalam mendapatkan informasi tentang arsip surat, dan terciptanya sistem kearsipan surat yang lebih akurat dan dapat dipertanggungjawabkan baik atasan maupun staff. Sehingga dihasilkan sebuah sistem terdigitalisasi berbentuk data informasi yang mempermudah dalam pengelolaanarsip surat baik surat masuk, surat keluar, laporan surat masuk, surat keluar dan pengelolaan pengguna sistem baik atasan maupun bawahan di DinasPekerjaan Umum dan Penataan Ruang Kabupaten Pati.

Kata Kunci : Arsip Surat, MySQL,PHP,Administrasi,DPUTR.